Outsourcing od kilkunastu lat jest nieodłącznym elementem nowoczesnego biznesu. Ta specyficzna usługa polega na przekazywaniu zadań z określonej dziedziny działalności firmy innemu podmiotowi zewnętrznemu. Dzięki temu jest możliwe wyspecjalizowanie usług, ale też wprowadzenie oszczędności w przedsiębiorstwie, które z nich korzysta. Do popularnych zalicza się outsourcing logistyczny, informatyczny oraz z zakresu czynności pomocniczych.
Outsourcing informatyczny – podstawowe informacje
Informatyka od wielu lat zdobywa wysoką pozycję w biznesie. Zawdzięcza ją stałemu unowocześnianiu technologii oraz prawdziwej rewolucji, jaka dokonuje się w dziedzinie produkcji sprzętu i oprogramowania komputerowego. Żadna współczesna firma nie może obejść się bez wewnętrznej sieci LAN czy serwerowni, w której gromadzi i przechowuje tysiące danych. Technologie informatyczne pozwalają też na sprawną komunikację nie tylko pomiędzy pracownikami, ale również w obrębie miasta, kraju, kontynentu a nawet w skali globalnej.
Obecnie za pomocą komputera można rozwiązywać wiele problemów oraz podejmować i utrzymywać współpracę z kontrahentami w odległym zakątku świata. Nowoczesne oprogramowanie służy do modelowania, testowania, nadzorowania produkcji, a także do wymiany środków pieniężnych, składania zamówień i podpisywania umów. Ta różnorodność procesów oraz ich ogrom, zwłaszcza w dużym przedsiębiorstwie, wymagają specjalistycznego wsparcia, jakim jest obsługa informatyczna firm. To właśnie ona jest przedmiotem usługi powszechnie znanej jako outsourcing IT.
Jakie usługi można otrzymać w ramach outsourcingu informatycznego?
Zagadnienia informatyczne dotyczą każdej firmy, począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej po duże, rozbudowane spółki kapitałowe czy koncerny. Podstawowym zadaniem komputerów jest chociażby prowadzenie ksiąg rachunkowych czy strony internetowej, bez której obecnie nie może istnieć żadna firma. Obsługa informatyczna firm obejmuje wiele czynności, które dotyczą zarówno sprzętu, jak i oprogramowania czy zarządzania danymi. Do typowych usług, jakie obejmuje outsourcing IT można zaliczyć:
- helpdesk – biuro przyjmowania i kontroli wykonania zgłoszeń,
- administrowanie serwerami (Microsoft, Linux, itp.),
- administrowanie sieciami LAN/WAN,
- zarządzanie dostępem do Internetu (łącza, firewalle, UTM),
- zarządzanie systemami backupu,
- administrowanie systemami pamięci masowej,
- audyty informatyczne,
- utrzymanie baz sprzętu klienta,
- wdrożenia systemów informatycznych,
- obsługę kamer przemysłowych.
W jakich firmach warto korzystać z opieki informatycznej?
Obsługa informatyczna firm, oferowana przez podmiot zewnętrzny, nie jest propozycją dla każdej firmy. Nie jest też uniwersalnym lekarstwem na każdy, nawet niewielki problem. Również nie każdy przedsiębiorca potrzebuje wsparcia zewnętrznego. Wielu z nich ogranicza się do wykorzystania jednego komputera z pojemnym dyskiem i zestawem urządzeń peryferyjnych. Dzięki temu doskonale radzą sobie z nimi we własnym zakresie lub też korzystają z pomocy członków rodziny.
W dużych firmach, w których wykonuje się tysiące procesów i przechowuje oraz przetwarza setki tysięcy danych outsourcing IT jest niezastąpiony. Wynika to z faktu, że do zaspokojenia potrzeb firmy jest konieczne zapewnienie ogromnej ilości miejsca na dyskach, a także administrowanie sprzętem, oprogramowaniem i systemami. Dbałości wymaga również sam sprzęt, który – intensywnie eksploatowany przez 24 godziny na dobę – jest narażony na przegrzanie się czy usterki techniczne. Takie zadania wymagają udziału specjalistów, którzy utrzymają pracę serwerowni i sieci wewnętrznej w stanie pełnej funkcjonalności. I to właśnie tam sprawdzi się zewnętrzna obsługa informatyczna firm.
Kiedy warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług outsourcingowych w IT?
Podstawową zaletą outsourcingu – nie tylko informatycznego, ale w każdej jego formie – jest możliwość skoncentrowania pracy firmy na bezpośrednim przedmiocie jej działalności. Oznacza to, że wszelkie inwestycje finansowe, wykorzystanie środków trwałych, załogi, szkolenie i rozwój są związane z tym, na czym przedsiębiorstwo zarabia. Nietrudno wyobrazić sobie złożoność struktury przedsiębiorstwa, które samo musi sobie zapewnić obsługę logistyczną, księgową, informatyczną, marketingową czy związaną z zagospodarowaniem odpadów. Konieczne jest tworzenie niezależnych działów, zatrudnianie specjalistów i utrzymanie niezbędnego wyposażenia.
Zewnętrzna obsługa informatyczna firm do doskonały sposób na oszczędności finansowe. Ponadto zgodnie z zasadą, że „ten, co zna się na wszystkim, nie zna się na niczym”, specjalizacja gwarantuje wyższą jakość usług oraz lepsze efekty w znacznie krótszym czasie. Stąd też im bardziej rozbudowana firma, tym większe zapotrzebowanie na outsourcing IT. Kiedy warto się na niego zdecydować?
- Ważnym czynnikiem, który przemawia za wynajęciem firmy zewnętrznej jest możliwość skorzystania z najnowszych technologii informatycznych oraz dostosowania pod tym względem własnego przedsiębiorstwa do ogólnego poziomu. Firmy informatyczne nie tylko mają dostęp do takich technologii, ale też podpowiedzą optymalne rozwiązania, najlepsze dla danego przedsiębiorstwa.
- Dobrym powodem do skorzystania z outsourcingu IT jest restrukturyzacja firmy. Dzięki wprowadzonym zmianom można poprawić efektywność, zmniejszyć koszty utrzymania i usprawnić przepływ informacji.
- Zewnętrzna obsługa informatyczna firm jest rozwiązaniem wszędzie tam, gdzie sytuacja firmy nie pozwala na stworzenie niezależnego działu i zatrudnienie specjalistów (np. ograniczona przestrzeń użytkowa, brak środków na stałych pracowników, mobilna praca w terenie.
- Outsourcing IT jest sposobem na wyeliminowanie kosztów związanych z zatrudnianiem pracownika (nadzór, podatki i ubezpieczenie zdrowotne, szkolenia okresowe, składki emerytalne).
Sięgnięcie po usługi firmy zewnętrznej wielu osobom wydaje się uniwersalnym rozwiązaniem. Nie jest ono jednak idealne i niekiedy niesie ze sobą zagrożenia. Jednym z nich jest przeniesienie odpowiedzialności za dane firmy na pracowników z zewnątrz. Ryzyko wiąże się tez z brakiem bezpośredniego związku pracownika IT z przedsiębiorstwem który nie identyfikuje się z nim i w związku z tym może mieć swobodniejszy stosunek do wykonywanych zadań.
Dlatego, zanim przedsiębiorca zdecyduje się na takie rozwiązanie powinien skorzystać z pomocy doradców lub też poszukać wykwalifikowanego pracownika wśród członków własnej załogi. Natomiast, jeśli decyduje się na outsourcing IT, powinien się do niego starannie przygotować i precyzyjnie określić zakres niezbędnej współpracy.